CHUYÊN ĐỀ III: VĂN HÓA TRONG SỬ DỤNG DANH THIẾP

Trao tặng danh thiếp cho nhau cũng là một nghệ thuật giao tiếp phi ngôn ngữ, một nét văn hoá đời thường. Bởi vì qua danh thiếp người ta có thể biết được phần nào về trình độ học thức, công việc và địa vị xã hội của nhau.

Trong giới kinh doanh, danh thiếp đóng vai trò như lý lịch trích ngang của một người. Bạn trao danh thiếp cho ai đó nghĩa là bạn muốn cho họ biết bạn là ai, bạn đang làm việc ở đâu và làm cách nào họ có thể liên lạc với bạn. Tuy nhiên, ít người hiểu rõ vai trò của danh thiếp, họ không nắm bắt đúng thời điểm để trao danh thiếp… để có thể phát huy tối đa hiệu quả của nghi thức tưởng như đơn giản nhưng khá quan trọng này.

1.       Tạo cho danh thiếp một mục đích rõ ràng. 

Không nên xem tấm danh thiếp chỉ là một công cụ truyền đạt thông tin giản đơn. Nếu để ý, bạn sẽ thấy những chiếc card đóng vai trò đa năng hay được khách hàng để mắt đến hơn một tấm danh thiếp bình thường. Vì vậy, nếu chuẩn bị cho một chương trình hoạt động mới của doanh nghiệp, bạn nên in danh thiếp mới, trong đó có điền thêm ở mặt sau thông tin ngắn gọn về chương trình ấy. Chính đôi ba dòng chữ ngắn gọn trên danh thiếp sẽ giúp bạn khởi đầu một cuộc trò chuyện về sản phẩm hoặc dịch vụ mới của bạn với mọi người.

2.       Làm cho việc trao danh thiếp trở nên đáng nhớ.

Hành động trao danh thiếp nhiều khi có giá trị hơn nhiều so với bản thân tấm danh thiếp. Hãy tỏ ra thật trang trọng khi trao danh thiếp của mình cho bất cứ ai. Trong lúc trao tấm danh thiếp, nên kèm theo một câu nói đã được chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước về giá trị của doanh nghiệp bạn. Hãy sử dụng tấm danh thiếp như một công cụ khởi động cuộc trò chuyện để tìm hiểu về những nhu cầu sở thích và mối quan tâm của người đối diện. Và khi nhận được tấm danh thiếp từ đối phương bạn đừng vội cất ngay vào túi, hãy xem qua để đối phương biết rằng, bạn  là người lịch sự và hơn thế nữa bạn thực sự lưu tâm đến họ.

Bạn nên xếp danh thiếp ngay ngắn trong hộp đựng danh thiếp và để vào cặp táp. Nếu một danh thiếp bị rách hoặc bị bẩn thì đừng bao giờ bạn trao cho đối tác hay khách hàng. Những danh thiếp đã cũ và bị nhàu thì tốt nhất là bạn vứt chúng đi.

3.       Đối tượng và tình huống để trao danh thiếp:

• Đối tác của bạn là người có vai vế và tuổi tác tương đối cao : Bạn chỉ nên đưa danh thiếp khi đối tác có ý muốn bạn trao danh thiếp cho họ. Tuyệt đối không nên chủ động đưa danh thiếp khi đối tác chưa có ý muốn đó.
• Người giao tiếp của bạn là người xa lạ: Bạn không nên lôi danh thiếp ra ngay khi mới bắt đầu vào câu chuyện. Hành động theo thói quen này sẽ làm phiền người giao tiếp với bạn. Họ cảm thấy như bạn đang muốn “tự quảng cáo bản thân” và sẽ xem thường việc nhận danh thiếp của bạn.
• Khi nhóm họp mặt ít hiểu biết về nhau: Khi nhóm họp mặt gồm những người không biết nhiều về nhau, tốt nhất bạn nên đợi một người trong nhóm đưa danh thiếp ra trước, rồi bạn mới trao lại danh thiếp cho họ.
• Trao danh thiếp khi đi dự tiệc: Nếu bạn tham gia các buổi tiệc quan trọng do cá nhân tổ chức hoặc các buổi tiệc mang tính chất làm ăn, bạn phải nhớ mang danh thiếp. Các buổi tiệc đó là là dịp để bạn giao lưu gặp gỡ các đối tác tiềm năng. Nhưng chỉ trao danh thiếp trước hoặc sau khi dùng cơm.

4.       Thời điểm, cách trao đổi danh thiếp:

• Người ta thường trao danh thiếp vào lúc vừa mới gặp nhau hoặc trước khi chào tạm biệt ra về.
• Người tự giới thiệu tự đưa danh thiếp trước; Người được giới thiệu đưa danh thiếp sau khi nhận được danh thiếp của người đối diện;
• Đứng lên khi đưa danh thiếp, đưa danh thiếp sao cho người nhận có thể lưu nhớ luôn dễ dàng mọi thông tin sau khi nhận; Nếu người đối diện đưa danh thiếp trước, nên gật đầu nhẹ khi nhận danh thiếp;
• Nhìn và xác nhận lại thông tin trên danh thiếp, nếu cần thiết, hỏi thông tin về cách phát âm tên hoặc bất cứ thông tin gì chưa rõ trên danh thiếp;
• Khi trao đổi danh thiếp với nhiều người, hãy bắt đầu với người ở vị trí cao nhất; Khi trao đổi danh thiếp với hai nhóm, hãy bắt đầu với người đứng đầu của cả hai nhóm
• Sắp xếp lại danh thiếp sau khi nhận và làm cách nào đó để ghi nhớ những người đã gặp có thể bằng cách sắp xếp gọn gàng theo thứ tự vị trí trước mặt mình làm việc, chưa vội cất ngay vào túi….
• Chú ý đưa danh thiếp tay trái và nhận bằng tay phải, giữ khoảng cách 1 cánh tay khi nhận danh thiếp.

5.       Sử dụng những tấm danh thiếp mình nhận được :

• Bạn cho vào túi của mình và cất giữ nó một cách cẩn thận, đấy là bạn đang cất những cơ hội kinh doanh kiếm tiền của mình khi biết sử dụng nó:
• Chỉ cần những thao tác vô cùng đơn giản, bạn lưu lại số điện thoại và email từ những danh thiếp bạn nhận được, vào hôm sau, bạn gửi tin nhắn chào hỏi, nhắc nhở họ rằng mình là ai và chúng ta đã gặp nhau ngày hôm qua, như thế bạn đã để lại cho họ ấn tượng tốt ngoài sự mong đợi của bạn.
• Và đừng quên giữ liên lạc thường xuyên. Đơn giản thôi, gửi một tin nhắn chúc ngày mới làm việc hiệu quả hay gửi một email chia sẻ một mẩu tin mà bạn cho rằn nó hữu ích cho đối phương. Những hành động này có thể bạn thấy không mang lại doanh số và lợi ích gì cho công ty của bạn, nhưng hãy yên tâm và chắc chắn rằng nó sẽ mang lại hiệu quả.
• Mối  quan hệ của bạn và chủ nhân tấm danh thiếp không đơn thuần là gặp gỡ và trao nhận danh thiếp của nhau, hình ảnh về bạn, doanh nghiệp của bạn, và dịch vụ mà bạn đang cung cấp luôn được hiện hữu thường xuyên trong tâm trí của họ vậy nên khi nhu cầu của họ xuất hiện, họ sẽ nghĩ tới bạn và lúc đấy họ đã trở thành đối tác của bạn chứ không còn là mối quan hệ trao nhận danh thiếp đơn thuần. Kể cả khi doanh nghiệp của họ không có nhu cầu về dịch vụ mà bạn cung cấp thì bạn vẫn hay yên tâm rằng họ rất có thể sẽ giới thiệu nguồn khách hàng tiềm năng cho bạn từ nguồn khách hàng của họ hay từ các mối quan hệ khác.
• Bạn cỏ thể sử dụng các phấn mềm quét danh thiếp dành cho smart phone để không mất nhiều thời gian xử lý trong trường hợp bạn thu được rất nhiều danh thiếp.

Như vậy, nếu bạn sử dụng danh thiếp đúng cách thì chắc chắn rằng nó không chỉ đem đến giá trị đơn thuần trong giao tiếp mà nó con mang lại cho doanh nghiệp của bạn những lợi ích ngoài mong đợi./

Sưu Tầm Biên tập : PTGĐ Vũ Phúc Thuận