CHUYÊN ĐỀ II: VĂN HÓA TRONG GIAO TIẾP, CHÀO HỎI
I. CHÀO HỎI.    

Người xưa dạy “tiên học lễ, hậu học văn”. Lễ – lễ nghĩa là những phép tắc cư xử trong gia đình, xã hội, là nét đẹp văn hóa giao tiếp. Trong cuộc sống hằng ngày, mỗi người đều có nhu cầu giao tiếp để tạo mối liên hệ với những người chung quanh và đồng nghiệp. Qua giao tiếp có thể đánh giá được môi trường làm việc, tính cánh của mỗi con người.

Chào hỏi là nghi thức cơ bản, một trong những kỹ năng rất đời thường và được sử dụng phổ biến nhất trong các nghi thức giao tiếp nhưng đôi khi chúng ta không để ý hoặc chưa hiểu thấu đáo những quy tắc này. Chào người quen, chào người muốn làm quen, thậm chí là người lạ, người dưng vẫn chào hỏi nhau. Chào hỏi giúp chúng ta thu hút sự chú ý, bắt đầu quá trình giao tiếp, rút ngắn khoảng cách với đối tác giao tiếp và tạo bầu không khí cho cả quá trình giao tiếp.

1.        Tư thế tác phong.

o    Phải bỏ mũ (nếu đội mũ), khoảng cách không quá xa quá 10 bước, tránh gọi to, chào qua đường.

o    Đứng với tư thế đĩnh đạc, hướng mắt nhìn người đối diện thể hiện sự tôn trọng;

o    Giữ tư thế lưng thẳng, gật đầu chào;

o    Mỉm cười thể hiện sự thân thiện;

o    Ánh mắt cười thân thiện bày tỏ thiện chí sau khi chào hỏi;

o    Khi người được chào đang bận giao tiếp với người khác, có thể chỉ cần cười hoặc gật đầu thể hiện sự nhận biết đối tượng;

2.       Lời chào:

Khi chào hỏi bằng lời, quan trọng nhất là chào đúng đại từ nhân xưng.

Trong giao tiếp trước hết phải hiểu tính chất của mối quan hệ giữa những người giao tiếp với nhau, từ đó mới có thể xưng hô đúng, tức là tự xưng mình và gọi người giao tiếp với mình như thế nào, nói cách khác có được câu chào chuẩn mực và kèm theo là hành vi cư xử đúng đắn.

      Cách xưng hô, chào hỏi cũng thay đổi theo thời gian. Việc xưng hô, chào hỏi và hành vi giao tiếp đúng, phù hợp với tập tục, thói quen, là biểu hiện thái độ tôn trọng, thân mật gần gũi… Nếu không, có thể gây ra hiểu lầm, gây ác cảm thiếu thiện chí trong giao tiếp. Khi giao tiếp lần đầu, đối tượng giao tiếp chưa hiểu về nhau thì xưng hô, chào hỏi được coi như bước đầu để giao tiếp, giữ đúng nguyên tắc “nhập gia tuỳ tục”.

3.       Đối tượng và thời điểm:

 4.       Thứ tự ưu tiên chào (tùy theo tình hình thực tế):

o    Nhân viên chào cấp trên trước, khi được chào, cấp trên chào lại;

o    Đồng nghiệp cùng cấp: người ít tuổi chào người nhiều tuổi trước.

o    Trong phòng họp (làm việc); thì người vào sau nhất thiết phải chào những người có mặt. trước tiên phải chào phụ nữ, sau đó mới chào đến đàn ông. Nếu có người thân với mình cũng ngồi ở đó thì càng thân thiết càng chào sau cùng.  

o    Ở nhà hàng, khi các bàn đã có người nhưng còn chỗ, trước khi ngồi xuống bạn phải chào những người trong bàn và xin phép ngồi vào ghế trống. Khi đứng lên bạn có thể chào cả bàn bằng cử chỉ gật đầu. Trong nhà hát, hay nhạc hội, trước khi ngồi vào chỗ, bạn cũng chỉ cần gật đầu chào những người bên cạnh.

o    Nếu bạn là đàn ông đang đi với bạn ngoài đường, có người chào bạn mình, bạn cần phải gật đầu đáp lại người đó ngay cả khi bạn không biết người chào. Nếu bạn là phụ nữ thì chỉ đáp lễ khi cái chào đó dành cho cả bạn.

o    Đến làm khách ở một nơi khác, trước tiên bạn phải chào chủ, nếu là gia đình bạn phải chào bà chủ trước sau mới đến ông.

II. GIỚI THIỆU:

1.       Tự giới thiệu:

·         Trong tự giới thiệu phải tuân theo nguyên tắc: đàn ông với phụ nữ; trẻ với già và nhân viên phải giới thiệu với sếp trước.

·         Ngoài tên gọi, khi tự giới thiệu mình bạn có thể giới thiệu kèm theo tên công ty, cơ quan công tác hay mục đích bạn gặp đối tác và các yếu tố khác phù hợp với hoàn cảnh giao tiếp.

·         Tốt nhất là nên để người khác giới thiệu bạn, nếu bạn buộc lòng tự giới thiệu thì phải làm sao để mọi người không xem đó là một sự quấy rầy.

·         Khi đối tác đã tự giới thiệu, bạn bắt buộc phải tự giới thiệu lại. Đối tác tự giới thiệu những yếu tố như thế nào bạn cũng nên đáp lại tương tự.

·         Không có lý do chính đáng thì không tự giới thiệu.Người ta có thể tự giới thiệu mình hoặc nhờ người khác giới thiệu mình với ai đó vì việc quan trọng chứ không bao giờ vì những chuyện vặt vãnh như mồi thuốc, hỏi đường… Trong công sở người ta chỉ tự giới thiệu khi đến làm một việc quan trọng.Tránh tự giới thiệu tùy tiện, dài dòng, vòng vo.

2.       Giới thiệu người khác:

·         Có rất nhiều tình huống giao tiếp mà bạn cần giới thiệu về người khác. Biết cách giới thiệu đúng không những nâng cao giá trị đối tác của bạn mà còn khẳng định bạn là người lịch sự, khéo léo.

·         Nhưng cần phải nhớ một điểm hết sức nổi bật của cách thức giới thiệu là những người tự giới thiệu mình thường không hay nhắc đến các chức vụ, cấp bậc, nhưng nếu giới thiệu họ mà không nhắc đến điều này là bất lịch sự.

·         Nếu muốn mọi người đối xử tốt với người được mình giới thiệu, bạn có thể nhấn mạnh rằng đó là bạn rất tốt, là đồng nghiệp cùng cơ quan, hay bạn học cũ… Bạn có thể nói “ xin giới thiệu, đây là bạn rất thân của tôi, là….” Hãy nói về mức độ mối quan hệ với bạn, cảm tình bạn dành cho người được giới thiệu và những ưu thế của người đó.

·         Người được giới thiệu không được chìa tay trước mà phải chờ cho người giới thiệu mình nói tên mình và chờ cho người kia chìa tay trước rồi mới được chìa tay ra bắt. Nếu không có những nguyên do đặc biệt thì người đứng ra giới thiệu không được nói lý lịch cũng như các tư liệu về công việc của người được giới thiệu ra.

·         Một phụ nữ có thể ngồi khi người ta giới thiệu với mình một người đàn ông đứng tuổi hoặc một cô gái trẻ. Nhưng khi đó là một ông già hoặc một phụ nữ giữ chức vụ cao thì nhất thiết phải đứng dậy.

·         Khi một người đàn ông được người ta giới thiệu với một người phụ nữ đang ngồi, anh ta phải khẽ cúi mình, nhìn thẳng vào mắt người phụ nữ, trong trường hợp này phải chìa tay, gật đầu.

III. BẮT TAY.

Bắt tay không đơn giản là một kỹ năng giao tiếp, mà nó còn là một cử chỉ văn hoá, một nghệ thuật, một kỹ năng sống quan trọng. Bắt tay là biểu hiện của lòng tin tưởng và phần nào tạo dựng các mối quan hệ bền vững. Có những cái bắt tay làm đôi bên xích lại gần nhau, làm cho công việc trở nên dễ dàng thuận lợi hơn. Có những người chỉ sơ suất trong việc bắt tay khiến đối tác không hài lòng, để làm lỡ việc.

Cách bắt tay, thời gian bắt tay…cho biết thái độ và cách cư xử của người đối diện, ngoài ra, nó còn thể hiện phần nào tính cách riêng và ấn tượng để lại của người đó nữa.

1.     Bắt tay là 1 nét đẹp:

Đối với bạn bè lâu năm không gặp, thể hiện sự thân thiện, tình cảm quý mến nhau. Trong công việc, khi gặp gỡ đối tác, cái bắt tay để truyền cho người ta cảm giác thân thiện, cởi mở, sức mạnh của sự tự tin, khả năng làm chủ bản thân, để lại ấn tượng tốt đẹp. Đó là khởi đầu của mối quan hệ tốt đẹp và thành công.

Nhưng cũng có những cái bắt tay không đẹp, bắt tay một cách bất đắc dĩ, ví dụ như 1 lãnh đạo đang đứng ở bậc thang cao, đưa tay ra cho nhân viên đứng dưới nắm, tay kia để trong túi quần. Hay một người bề trên đang ngồi trên ghế salon trong nhà, người khách vào chìa tay bắt, nhưng vẫn cứ ngồi, chỉ bắt tay hời hợt. Còn những trường hợp bắt tay nhưng mắt lại nhìn đi nơi khác, nói chuyện với người thứ 3. Hay một người nam giới khi bắt tay chị em phụ nữ lại nắm quá chặt, giữ quá lâu không chịu buông ra… Tất cả những cử chỉ trên đều thiếu văn hóa, không tôn trọng nhau, gây bất bình đẳng trong giao tiếp.

Bắt tay được coi là một nét đẹp trong văn hóa giao tiếp, thể hiện tình cảm quý mến lẫn nhau, là màn chào hỏi để làm quen hay tiếp đến những cuộc nói chuyện tiếp theo.  

2. Cách bắt tay người khác

Khi bắt tay ai, nên tỏ thái độ niềm nở, chân thành. Đưa tay phải ra nắm cả bàn tay khách và không giữ lâu. Nếu bắt tay mà bóp mạnh quá là thô bạo, hời hợt là lạnh nhạt và thiếu tôn trọng, nhất là với người đứng tuổi, có cương vị và phụ nữ. Khi bắt tay, cần giữ tư thế đàng hoàng, không vồ vập, không cúi gập người, mà nên đứng ngay ngắn và với thái độ lịch thiệp. Không dùng hai tay để bắt tay với tư thế khúm núm, nên chọn vị trí đứng bắt tay cho phù hợp với địa vị và nhân cách của mình.

Bạn nên đứng cách đối phương một khoảng, hơi nghiêng người về phía trước. Sau đó, bạn đưa tay phải ra, ngón cái xoè và 4 ngón còn lại khép chặt, đưa tay sát nhau trước khi nắm lấy tay đối phương. Lưu ý, khi bắt tay bạn nên tập trung tinh thần của mình, tránh xao nhãng. Một vài bạn vì e ngại hay nhìn đi nơi khác hoặc cuối gằm mặt xuống, điều đó sẽ cản trở hiệu quả giao tiếp của bạn. Vì vậy, bạn nên giữ cho gương mặt của mình thật tươi tắn và nhìn thẳng vào đối phương để thể hiện sự chân thành trong giao tiếp.

3. Bốn bước bắt tay đúng cách:

Bước 1: Ai là người chủ động.

• Trong khi gặp gỡ, nói chung, người có tuổi hoặc có địa vị xã hội cao hơn thường là người chủ động chìa tay ra bắt, ví dụ như giám đốc bắt tay các trưởng phòng, hoặc nhân vật được phỏng vấn bắt tay các phóng viên. Trong trường hợp đại diện hai bên đối tác đều ngang hàng, bên chủ nhà cũng sẽ là bên chủ động bắt tay trước.
• Tuy thế, đôi khi chính việc người khác mở rộng tay ra bắt trước, bất kể địa vị xã hội, cũng là một cách gây ấn tượng về sự tự tin và táo bạo.

Bước 2: Hãy đứng khi bắt tay.

• Đứng thẳng khi bắt tay gần như là một yêu cầu bắt buộc.
• Khi bạn đang ngồi mà có một người khác chìa tay ra bắt, hãy đứng lên và nắm lấy tay họ, thay vì tiếp tục ngồi và để đối tác phải cúi người xuống.
• Tất nhiên, trừ trường hợp hạn chế về thể chất như bạn đang ốm nặng, không thể đứng lên được, hoặc không thể di chuyển được.

Bước 3: Giao tiếp cơ thể.

• Khi bắt tay, cần có một sự tiếp xúc giữa phần khum của lòng bàn tay và mặt trong của các ngón tay.
• Sau khi nắm tay và lắc ba, bốn nhịp, ánh mắt của bạn và của đối tác phải gặp nhau và duy trì sự kết nối trực tiếp.
• Đừng bắt tay quá lỏng lẻo, nhưng cũng đừng nắm quá chặt và khiến đối tác của bạn phải rú lên vì đau. Người ta cho rằng cái bắt tay sẽ nói lên tính cách và con người của bạn.

o    Người bắt tay nhẹ và không có lực thường là người hay lo lắng, hời hợt,

o    Người bắt tay chặt là người mạnh mẽ, đầy nhiệt huyết. Tuy nhiên, bắt tay quá chặt thì lại thành thất thố.

• Tùy theo đối tác để “lường” và “cảm thông” – bắt tay “người ốm”, người lao động “phổ thông” để tôn trọng đối tác.

Bước 4: Đúng thời điểm.

• Hãy bắt đầu bắt tay ngay sau khi đã tự giới thiệu.

o    Đừng vì quá tập trung vào việc giới thiệu bàn tay của mình hơn chính bản thân mình.

o    Đừng giữ tay đối tác quá lâu, nhất là đối tác nữ quá lâu thì quả là bất lịch sự.

o    Thông thường, người ta sẽ nắm tay và lắc trong khoảng 3-4 nhịp là vừa đủ.

• Ngay khi gặp gỡ lần đầu tiên, cách bắt tay của bạn chính là một phương thức mạnh mẽ để giới thiệu về con người bạn và gây ấn tượng với đối tác. Chính vì vậy, hãy sử dụng kỹ năng giao tiếp này thật hiệu quả, để đối tác thấy trước mặt mình là một con người bản lĩnh, tự tin, chân thành và có thể tin tưởng được.

4.       Những điều nên tránh khi bắt tay.

• Bắt tay quá mạnh: Đây là kiểu siết tay mạnh tới mức có thể. Thường thấy kiểu bắt tay này ở những doanh nhân, những người có địa vị cao, thực hiện cách bắt tay này để ra uy, thể hiện cái thế của mình. Nhưng nó chỉ làm cho người đối diện thấy đau và có ấn thượng không tốt.
• Bắt tay quá yếu ớt: Kiểu bắt tay này thường có ở những người rụt rè, không tự tin, điều này tối kỵ trong những lần bắt tay với các đối tác.
• Bắt tay kiểu”cá chết”: Đừng để tay ướt, dính nhớp mồ hôi mà bắt tay khiến người ta có cảm giác cầm vào “con cá chết”. Nếu tay bạn bận hay bẩn, bạn cứ xin lỗi rằng bạn không thể bắt tay, chứ đừng chìa cánh tay, cùi tay ra để người ta bắt vào đó. Làm thế khác nào thay vì hôn môi, bạn lại chìa gáy cho người ta.
• Bắt tay kiểu “tay ma”: Đừng để tay quá lạnh đặc biệt là mùa đông cần phải làm nóng tay bằng cách “xoa tay vào nhau”, cho vào “túi quần, áo trong” trước khi bắt tay đừng để đối tác đánh giá “tay như tay ma”.
• Bắt tay kiểu “bốn ngón”: Đây là kiểu bắt tay khi tay người được bắt không bao giờ chạm hết vào bàn tay bạn. Thể hiện hời hợt với đối tác.
• Lòng bàn tay dấp dính mồ hôi:  Bạn nên dùng các loại bột khô mịn để giải quyết tình trạng này.
• Dùng tay trái phủ lên bàn tay vừa bắt: Cách bắt tay này khiến người khác có cảm giác như việc bắt tay của bạn có gì đó cần phải giấu giếm vậy.
• Kiểu “tra tấn bằng nhẫn”: Kiểu này xảy ra khi chiếc nhẫn trên tay người bắt làm đau tay bạn. Nên hạn chế số nhẫn đeo bên tay phải và rất cẩn thận với những loại nhẫn có mặt to.
• Đút 1 tay vào túi quần, áo:  nhiều bạn có thói quen dùng một tay bắt tay còn tay kia đút vào túi quần hoặc túi áo. Điều này không tốt chút nào vì nó làm giảm đi hình ảnh tốt đẹp ban đầu của bạn trong mắt người khác, họ sẽ cho rằng bạn không thật lòng, đang e dè hay có điều gì giấu họ.
• Và khi bắt tay người khác, bạn không nên đeo găng tay hoặc kính đen. Bạn nên tháo găng tay và kính đen ra trước khi đến bắt tay người khác. Trừ trường hợp bạn và đối phương gặp nhau giữa trời giá rét, khi đó bạn có thể vẫn đeo găng tay và nói “xin lỗi” rồi hai người bắt tay nhau.

Vì vậy, việc chào hỏi, giới thiệu, bắt tay là việc thường ngày. Nhưng để thành thói quen, tác phong, kỹ năng, thành văn hóa của một doanh nghiệp thì đòi hỏi mọi người phải tự rèn luyện mình, mạnh dạn giao tiếp thông qua các thành viên trong gia đình, các đồng nghiệp trong công ty một cách nghiêm túc thì mới thành công.

Sưu tần và Biên tập PTGĐ Vũ Phúc Thuận